Sadari Pentingnya Pengelolaan Arsip FIB UNS Adakan Pelatihan Kearsipan Bagi Tendik
Menerka bahwa arsip merupakan salah satu aspek yang vital dalam perkantoran Fakultas Ilmu Budaya (FIB) Universitas Sebelas Maret (UNS) bersinergi dengan SC Learning (Training & Outing) menggelar kegiatan bertajuk Pelatihan Pengelolaan Kearsipan Perkantoran, kegiatan ini dilaksanakan pada Sabtu pagi (19/11/2022) di Hotel Solia, Surakarta. Pelatihan kali ini mengundang tim dari Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan UNS sebagai narasumber.
Koordinator Tata Usaha FIB UNS, Arif Farida Tri Rejeki, S.Pd., M.Si., dalam sambutannya mengatakan bahwa kegiatan ini merupakan wujud perhatian FIB UNS terhadap bidang kearsipan, terkadang penaruhan arsip yang tidak sistematis membuat pekerjaan menjadi tersendat. “Acapkali kita menemui kendala menemukan arsip yang dibutuhkan oleh pimpinan. Kiranya melalui kegiatan kali ini kita mendapatkan pencerahan dan pengetahuan terkait pengelolaan arsip” ungkapnya.
Mengawali pembahasan Yani Maryudiasti, S.Sos., Kepala UPT Kearsipan UNS, melempar pertanyaan pada para peserta terkait substansi dari arsip. Yani juga menerangkan tentang kegunaan arsip antara lain tulang punggung manajamen, tulang punggung organisasi, bukti akuntabilitas kinerja aparatur, bukti akuntabilitas kinerja organisasi, asset organisasi, identitas organisasi, bukti sah pengadilan, bukti historis, dan memori organisasi.
Melalui pemaparannya Yani juga menambahkan tentang pemahaman pengelolaan arsip dinamis aktif. Selain itu beliau juga menjabarkan tanggung jawab yang harus diemban oleh pencipta arsip. “Pengelolaan arsip dinamis aktif adalah proses pengendalian arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus pada unit kerja secara efisien, efektif, dan sistematis mencakup pemberkasan arsip, pembuatan daftar arsip aktif, dan pelayanan penggunaan arsip. Melalui pembahasan ini saya akan menyinggung sedikit tentang tanggung jawab dari pencipta arsip, antara lain menyediakan prasarana dan sarana kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis, menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, keselamatan arsip yang dikelolanya, mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan serta penerimaan arsip” jelasnya.
Kegiatan ini terasa lebih lengkap dengan penyampaian materi serta praktik tentang aplikasi E-office SIKD UNS E-inaktif yang diampu oleh Rama Nararya Anuraga. Sebagai pengantar praktik Rama memberikan pengetahuan tentang aplikasi ini. “Aplikasi E-arsip disematkan didalam E-office SIKD, E-arsip ini mempunyai fitur dan fungsi untuk pembuatan deskripsi arsip dan daftar arsip inaktif. Keunggulan aplikasi ini antara lain, mempercepat proses pengolahan arsip inaktif, memberikan kemudahan dalam penyimpanan daftar arsip inaktif secara digital, dapat mengimput banyak data sekaligus (dalam aplikasi Excel), retensi dan penyusunan akhir otomatis” paparnya. (Rensi)
